Жизнь современного человека насыщена планами и обязательствами, поэтому так важно научиться управлять своим временем, чтобы все успевать. Правильно спланированный день помогает достичь успеха в карьере и личной жизни. А отсутствие организации вызывает стресс и ухудшает результаты работы.
О том, как научиться планировать свой день, читайте в этой статье.
Зачем планировать свой день
Сдавать проекты в самый последний момент, откладывать важные действия на потом и постоянно ничего не успевать делать вовремя… Время идет, а несделанное растет как снежный ком и давит на нас чувством вины и собственной никчемности. Вам тоже это знакомо?
Планировать – не значит составить список дел или распорядок дня. Это настоящий талант, который позволяет рационально использовать время, распределив текущие задачи по приоритету.
Существует даже техника для оптимального планирования своего дня и организации осознанного контроля над своим режимом. Это тайм-менеджмент. Его применяют люди в быту и работе. Руководители компаний тоже используют эти техники, чтобы улучшить показатели труда и избежать выгорания своих сотрудников.
Тайм-менеджмент помогает:
улучшить производительность труда
(четкий план по выполнению задач – это полноценно использованный рабочий день и соблюдение сроков);
освободить время на личную жизнь и отдых
(вовремя закрытые рабочие задачи – это отсутствие проблем в семье, поскольку освобождается больше времени на личные дела, увлечения, отдых, занятия с детьми);
сфокусироваться на важных делах
(план позволит не забыть о наиболее срочных обязанностях и сконцентрироваться на них);
рационально распределять время
(навык планирования поможет быстро справляться с обязанностями и уделять внимание даже мелочам);
адекватно оценивать свои силы
(у того, кто умеет грамотно составлять свой график, под конец дня не остается невыполненных заданий, чувства вины и недовольства собой);
понизить уровень стресса
(теперь, когда время на рабочие задачи учтено, человек избегает выгорания и хаоса, а заранее запланированные дела снижают тревогу и повышают уверенность в себе);
улучшить здоровье
(отсутствие тревог, страхов и стрессов, достаточное время на сон и отдых не замедлят положительно отразиться на физическом состоянии человека).
Как планировать свое время: советы и методы
Эффективное планирование – это фундамент успешной жизни. Но составление плана для непривычного к этому человека может оказаться сложным. Если планирование внедрять в жизнь постепенно, то это скоро войдет в привычку. Вам не будет трудно ежедневно составлять удобные планы и расписание. Тогда достигать целей будет намного легче.
Для начала потребуется:
поставить долгосрочную цель;
отыскать подходящие инструменты планирования;
составить план для достижения главной цели;
соотнести краткосрочные цели с главной и составить ежедневные планы, с помощью которых постепенно достигать основной задачи.
Чтобы спланировать свое время, нужно придерживаться следующих правил:
Использовать разные инструменты для планирования времени
(Календари, ежедневники, списки дел);
Составлять план, учитывая бытовые обязанности
(До крупных задач просто не дойдут руки, если вы не выделите время на повседневные мелочи);
Отказаться от многозадачности
(Лучше хорошо выполнять небольшое количество дел, чем следовать большому плану, воплотить в жизнь который за сутки физически невозможно);
Фиксируйте законченные дела и то время, которое на них потрачено
(Это поможет составлять реальные планы, а также понять, какие дела легче и в какое время суток их лучше выполнять);
Не забывайте о главной цели
(План на день должен быть маленьким шагом к решению самой важной задачи. Помните, что цель должна быть понятной, конкретной и достижимой, а ее результат измерим);
Освоить психологию и тайм-менеджмент
(Если хотите выявить закономерности поведения и соотнести индивидуальные особенности с жизненными задачами, то помогут знания тайм-менеджмента).
Принцип девяти дел по формуле 1–3–5
Эта методика предлагает планировать на один день строго девять дел, не больше и не меньше. Ранжировать 9 дел следует в зависимости от важности:
одно основное, приоритетное;
три средних, менее значимых и сложных, которые нужно выполнить в течение дня;
пять простейших и маленьких, которые делаются по возможности.
В этот список включайте все задания, которые предстоит сделать: рабочие и бытовые. Самым сложным займитесь раньше (например, чтение важных документов, написание статьи в блог или создание видео требуют свежей и отдохнувшей головы). На вечер лучше оставить простые дела, которые не отнимут много сил и принесут удовольствие (например, покупку билетов в театр, чтение книг или встречу с другом). Помечайте те проблемы, которые удалось решить в срок.
Такой способ:
облегчит составление плана;
поможет не увязнуть в многочисленных делах;
научит расставлять приоритеты;
повысит продуктивность;
позволит быстро подвести итог вашего дня.
Правило «Десять минут»
Способ подойдет, если вам сложно начать задание, которое не имеет строгого дедлайна.
Уговорите себя уделить делу ровно 10 минут. Это поможет втянуться в задачу, увлечься ею и поработать над ней дольше. Если вам сложно работать больше этого времени, то продолжайте на следующий день, посвятив делу еще 10 минут. И так до завершения.
Метод GTD (Getting Things Done)
Подходит тем, кто готов много конспектировать и систематизировать ради того, чтобы наконец разобрать ворох нерешенных дел.
GTD – это популярная система управления временем и повышения личной эффективности, которую разработал американец Дэвид Аллен. Система включает пять этапов:
Консолидация
Запишите все планы, задания, идеи, намерения и обязательства в одном месте (на бумаге, в компьютере или телефоне). Используйте для этого блокнот, ежедневник или подходящее онлайн-приложение.
Сортировка
Собранную информацию надо систематизировать. Для этого автор метода предлагает использовать дерево решений – систему, которая помогает сортировать задачи по срочности, скорости выполнения и возможности делегирования. Через дерево решений нужно пропустить все предстоящие дела.
Организация и планирование
Распределите приоритеты, сроки и проекты ваших задач. Нужно определить следующие конкретные шаги. Срочные и простые дела выполняются сразу, делегируемые передаются другому ответственному, а несрочные откладываются с учетом дедлайна.
Регулярная ревизия
Периодически проверяйте и обновляйте свой список с учетом актуальности планов. Старайтесь это делать регулярно, чтобы избавиться от устаревших задач и выполнять только необходимые действия.
Выполнение
Подумайте, какие конкретные действия потребуются, чтобы выполнить запланированное. Смело избавляйтесь от бессмысленных задач в пользу того, что действительно хотите создать
Матрица Эйзенхауэра
Это несложный прием, который придумал президент Соединенных Штатов Эйзенхауэр.
Расположите все предстоящие задачи в четырех соответствующих разделах матрицы. Выполняйте дела в зависимости от важности и срочности.
Сначала выполняются срочные важные задачи из первого квадрата. Несрочные и незначимые откладываются «до лучших времен». Важным несрочным делам постарайтесь уделить как можно больше времени, а срочным, но неважным – меньше.
Постарайтесь не путать сроки и важность. В любом случае, визит к врачу при недомогании более важен, чем работа. Ваше здоровье должно быть в приоритете даже тогда, когда «горит» рабочий проект.
Метод «Слоны и лягушки»
Эта техника поможет справиться с прокрастинацией и перестать постоянно откладывать важные дела на завтра.
Все задачи нужно разделить на два типа: на слонов и на лягушек. Слоны – это объемные задачи, к которым страшно приступать. Под лягушками подразумеваются неинтересные или неприятные задания, которые нет желания выполнять. Сюда относятся общение с токсичными скандальными клиентами, необходимость принятия сложных решений и т.д.
Суть метода в том, чтобы «съесть лягушку на завтра, а слона разрезать на кусочки». То есть, с утра нужно сделать те дела, которые не по душе. А потом можно смело приступать к объемной задаче, раздробив ее на несколько небольших этапов.
Таким образом неприятные и большие задачи вы перестанете часто откладывать, держа «лягушек» под контролем и справляясь со «слонами» без спешки и нервов.
Методика блоков
Если вы дисциплинированны и способны придерживаться графика, то это ваш метод.
Для каждой задачи нужно запланировать время и определить для нее подходящий блок (к примеру, бизнес, домашние обязанности, отдых, хобби). Здесь важно в конкретный временной период заниматься только конкретным делом и больше ничем.
Однотипные похожие задачи следует объединять в блоки (например, проводить подряд деловые встречи с партнерами). В итоге должен получиться не хаотичный список дел или режим дня, а рациональное расписание, которое нужно четко соблюдать.
Применение метода поможет быстро справиться с обязанностями, увеличив свое свободное время. Кроме того, такая стратегия приучит к дисциплине и улучшит концентрацию внимания.
Стратегия Pomodoro
Помогает сосредоточиться, повысить продуктивность и справиться с рутинными делами.
Выполнять технику нужно по следующим правилам:
Работайте по таймеру (например, уделите работе ровно 25 минут);
Отдыхайте тоже по звонку таймера (например, 5 или 10 минут. Каждый выбирает свой отрезок времени, за который способен восстановить силы);
Длительный перерыв или награда (После четырех выполненных «помидоров» наградите себя получасовым перерывом и вкусным перекусом);
Pomodoro – это инструмент, помогающий эффективно управлять своим временем и повышать организованность. Все индивидуально. Можно менять временные интервалы работы и отдыха так, как вам нужно. Например, в соответствии со своими особенностями, привычками или планами. Главное, самые сложные «помидоры» выполнять в первую очередь.
Система Тима Ферриса
Система управления временем, предложенная американским специалистом Тимом Феррисом, основана на двух принципах:
принцип Парето: возможно выполнить 80% задач за 20% времени;
закон Паркинсона: работа занимает все время, отведенное на нее.
Согласно этой теории, нельзя увеличивать время на выполнение работы. Оптимальный рабочий период составляет около 20% времени. В течение этого времени необходимо максимально сконцентрироваться на значимых задачах и постараться не отвлекаться. Остальное время уделяется простым действиям и отдыху.
Система Ферриса подходит людям с гибким графиком, творческим личностям и фрилансерам, чтобы быстро справиться с обязанностями. При этом способ не требует серьезных затрат ресурсов и энергии.
Метод не подойдет сотрудникам со строгим графиком работы, но зато иногда можно посвятить выходной день этому интересному эксперименту, чтобы наконец закончить зависшие личные проекты.
Метод Айви Ли
Метод Айви Ли, разработанный американским журналистом более ста лет назад, актуален и сегодня. Основное правило заключается в том, чтобы ограничиться шестью (или меньше) задачами на день, которые следует планировать заранее и выполнять последовательно, по порядку важности.
Такое расписание:
помогает удержать внимание на одной задаче;
предотвращает прокрастинацию;
позволяет не перегружать себя работой и избегать выгорания и стрессов.
Однако прием не сработает при неожиданной встрече или возникновении срочных дел.
Пирамида Франклина
Методика Бенджамина Франклина представляет собой комплексный подход к постановке и достижению жизненных целей. В его основе – разбивка главной цели на подцели и мелкие задачи.
Пирамида состоит из пяти уровней:
Главные ценности в жизни
Это ответ на сакральный вопрос: «Ради чего я живу?» Это определяющие аспекты, которые человек хочет реализовать. Обычно ценности отвечают желаниям и главным жизненным ориентирам (например, построить дом на побережье и жить в нем вместе с детьми до старости).
Глобальная личная цель
Она отвечает на вопрос «К чему я стремлюсь?» и соответствуют главным ценностям (например, если ценность – это карьера, то нужно обозначить желанные в итоге должность, профессионализм и зарплату, которые хочется достичь).
Генеральный план действий
«Как я могу достичь главной цели?» Пункты плана должны быть самыми значимыми на пути к успеху (например, вывести бизнес на конкретный доход, победить в соревновании, досконально изучить итальянский язык).
Долгосрочные и краткосрочные планы
Это действия, которые приведут к выполнению генерального плана. Чаще всего долгосрочные охватывают период в 3-5 лет, а краткосрочные – ближайший год, полгода, месяц или неделю.
Ежедневное составление плана
В расписании обязательно должны быть шаги, ведущие к достижению всех второстепенных и главных целей, которые отражают жизненные ценности. Например, можно ежедневно составлять списки дел на завтра.
Пирамида Франклина позволит отслеживать, насколько вы близки к своей цели и нужно ли скорректировать повседневные действия.
Как планировать день? В психологии существует много методов распределения времени. Расскажем об основных из них. Можно выбрать одну технику или комбинировать несколько.