Не жертвовать качеством или количеством дел, а также сохранять баланс между работой и личной жизнью помогут инструменты тайм-менеджмента. В статье расскажем, что такое тайм-менеджмент, как с его помощью повысить продуктивность, снизить уровень стресса и научиться правильно распоряжаться временем — самым дорогим ресурсом на планете.
Что такое тайм-менеджмент
Термин «тайм-менеджмент» в переводе с английского означает «управление временем». Но, к сожалению, временем мы управлять не можем. А вот организовывать его правильно, контролировать свой день — в наших возможностях.
Тайм-менеджмент — это целая система организации и планирования времени, которая позволяет использовать его для достижения целей, решения задач. Он включает в себя методы, техники, инструменты, которые помогают человеку распределять время так, чтобы быть более продуктивным, не отвлекаться, не пускать дела на самотек.
Слабый тайм-менеджмент проявляется через характеристики, поведенческие паттерны, например:
Постоянные задержки, опоздания
Невозможность выполнить неприятные задания в срок, постоянная спешка
Чувство перегруженности, стресса
Ощущение, что свободного времени на все не хватает
Прокрастинация
Постоянное откладывание важных дел на потом. Прокрастинатор тратит больше времени на мелкие, неважные дела, в то время как основная работа остается невыполненной
Отсутствие приоритетов
Сложность с определением наиболее важны
Хаос в делах и планах
Невозможность структурировать и упорядочить рабочий процесс. Беспорядок на рабочем столе, неэффективное использование времени: бесцельный скроллинг по соцсетям, разговоры с коллегами
Если вы заметили в своем поведении какие-то из данных маркеров, займитесь организацией времени.
Зачем нужно управлять временем
Современный темп жизни требует от нас одновременного выполнения множества действий. Если неправильно оценивать свои возможности или временные ресурсы, ставить непосильные задачи, не отдыхать, водоворот обязательных дел может затянуть в пучину, довести до изнеможения.
Умение планировать помогает справляться с ежедневными вызовами, а также:
Повышает работоспособность
Позволяет выполнять больше заданий за один и тот же промежуток времени, что значительно увеличивает продуктивность
Улучшает качество работы
Благодаря планированию и организацию времени удается сосредоточиться на выполнении задания, вникнуть в него, а не просто сделать быстро. Это помогает избежать ошибок, улучшить результаты работы
Снижает стресс
Понимание того, что нужно делать, придает уверенности, снижает чувство тревоги
Помогает четко определить краткосрочные и долгосрочные цели
Последовательно двигаться к их исполнению
Позволяет выстроить баланс между работой и личной жизнью
Найти время для всех важных жизненных сфер — работы, семьи, хобби, отдыха, самосовершенствование
Благодаря грамотному тайм-менеджменту можно остановиться, провести ревизию своей жизни, взять ее под контроль.
Техники тайм-менеджмента
Техники организации времени — винтики в большой системе. Если подобрать правильный инструмент, система будет работать без сбоев. Пробуйте разные техники. Чувствуете, что тайм-менеджмент превращается в стресс-менеджмент — переходите к другой, пока не подберете подходящую, сможете больше успевать.
В зависимости от целей, техники тайм-менеджмента можно поделить на 5 категорий:
| Название группы техник | Решаемые задачи | Название техники |
|---|---|---|
| Техники планирования | Позволяют создать план действий, структурировать задачи по важности и срочности, а также эффективно распределять ресурсы для их выполнения. | Метод АВС, SMART-цели, Правило 1-3-5, Интеллект-карты (Mind Mapping), Техника GTD (Getting Things Done) |
| Техники распределения времени | Помогают эффективно распределять время на выполнение различных задач, избегать прокрастинации, поддерживать высокую продуктивность в течение рабочего дня | Метод Pomodoro или Помидора, Time Blocking, Метод 90/30 |
| Техники приоритизации | Позволяют сосредоточиться на выполнении приоритетных задач, минимизировать время, затраченное на неважные дела, улучшить принятие решений. | Матрица Эйзенхауэра, Метод МИТ (Most Important Tasks), Метод 1-2-3 |
| Техники концентрации | Способствуют глубокой концентрации на текущей задаче, уменьшают многозадачность, улучшают качество выполнения работы. | Метод Единой Задачи (Single-tasking), Техника двухминутного правила, Техника «Съешь лягушку» (Eat That Frog) |
| Техники управления ресурсами | Помогают распределять задачи между командой, делегировать сотрудникам компании, привлекать внешние ресурсы и автоматизировать рутинные процессы для повышения общей эффективности. | Делегирование, Аутсорсинг, Автоматизация |
Остановимся подробнее на популярных техниках планирования и приоритизации.
Техника 1: Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра известна как квадрантный метод управления временем, помогает эффективно расставлять приоритеты задач, управлять своим временем. Эта техника была названа в честь 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, который славился способностью к организации, принятию решений.
Матрица Эйзенхауэра делит задачи на четыре квадранта в зависимости от их важности и срочности:
Квадрант I
Важные и срочные дела, требующие немедленного внимания и выполнения. Они часто связаны с кризисными ситуациями, дедлайнами и проблемами, которые нужно решить в первую очередь
Квадрант II
Важные, но несрочные задачи, которые не требуют немедленного выполнения. Они связаны с долгосрочными целями и развитием
Квадрант III
Неважные, но срочные задачи, которые требуют немедленного внимания, но не важны для достижения долгосрочных целей
Квадрант IV
Неважные и несрочные задачи. Их легко отложить, потому что они требуют меньше сил или не требуют немедленного выполнения
Метод Эйзенхауэра уменьшает чувство перегруженности за счет структурирования работы, а также позволяет сосредоточиться на важных задачах, достигать долгосрочных целей.
Техника 2: Pomodoro
Техника Pomodoro базируется на разделении работы на короткие, интенсивные интервалы, называемые «помидорами», с регулярными перерывами между ними.
Основные принципы техники Pomodoro:
Интервалы работы и отдыха
Работа делится на интервалы по 25 минут (называемые «помидорами»), за которыми следует короткий перерыв (обычно 5 минут). После четырех «помидоров» нужен более длительный перерыв (15-30 минут)
Фокусировка на одной задаче
Во время каждого «помидора» вы сосредотачиваетесь только на одной задаче, избегая отвлекающих факторов, в том числе телефона
Отслеживание прогресса
Каждая выполненная задача и каждый «помидор» фиксируются, что позволяет отслеживать прогресс и анализировать продуктивность
Короткие, но интенсивные рабочие интервалы помогают сосредоточиться на задаче, а маленькие, но регулярные перерывы позволяют избежать переутомления, поддерживать высокий уровень энергии в течение дня.
Техника 3: 18 минут
Техника «18 минут» — это метод управления временем, разработанный бизнес-коучем и автором Питером Брэгманом.
Основные принципы техники «18 минут»:
Планирование дня — 5 минут утром. Это позволяет определить приоритетные задачи, настроить себя на продуктивный день
Регулярные проверки — по 1 минуте каждый час, в течение 8 часов. Краткие ежечасные проверки помогают оставаться сосредоточенным, корректировать курс, если это необходимо
Подведение итогов дня — 5 минут вечером. Вечерний анализ позволяет оценить достижения и выявить области, которые можно улучшить завтра
Техника «18 минут» поможет управлять своим временем, повысить продуктивность и достигать поставленных целей.
Техника 4: Правило 1-3-5
Правило 1-3-5 — это метод, основанный на идее, что за один день реально выполнить одну крупную задачу, три средние и пять мелких:
Выберите одну задачу, на которую нужно потратить больше всего времени и усилий. Это должно быть что-то необходимое для достижения ваших целей
Определите три задачи, которые менее трудоемки, но все еще важны. Эти задачи должны быть выполнимы в течение одного рабочего дня
Выберите пять задач, которые можно выполнить относительно быстро. Это могут быть рутинные или административные дела
Можно использовать приложения для планирования, ежедневники или простые списки дел. Они помогут отслеживать выполнение задач, а также проанализировать результаты.
Техника 5: Интеллект-карты
Интеллект-карты (Mind Mapping, ментальные карты) — это визуальный инструмент, который помогает структурировать информацию, планировать задачи и генерировать идеи.
Принципы создания интеллект-карт:
Центральная идея
На листе бумаги или в специальной программе в центре размещается глобальная цель, вокруг которой будет строиться интеллект-карта
Ветви и подветви
От основной цели отходят ветви, представляющие ключевые аспекты или мелкие задачи. Каждая ветвь может иметь свои подветви, которые детализируют информацию
Ключевые слова и образы
Ключевые слова и образы
Интеллект-карты используются для планирования проектов, которые нужно разделить на этапы и задачи.
Советы по управлению рабочим временем
Тайм-менеджмент — это целая наука, в основе которой лежит соблюдение важных принципов:
Изучение привычек
Проанализируйте свои ежедневные действия, выявите привычки, которые помогают быть продуктивным, и которые мешают. Ведите дневник времени, чтобы понять, на что тратите свои ресурсы
Постановка цели
Задавайте вопрос, зачем нужна данная работа. Это позволит расставить приоритеты, отказаться от не очень важных дел. Кроме того, понимание, что цель была достигнута, защищает от эмоционального выгорания, хорошо поднимает моральный дух
Письменная фиксация целей
Когда человек держит задания в голове, он постоянно к ней возвращается, что мешает сосредоточиться на других, менее важных вещах. К тому же он может что-то упустить, поэтому как только мысль приходит в голову, ее нужно записать
Планирование отдыха
Снижение продуктивности часто связано не с плохим тайм-менеджментом, а с усталостью. Переутомление становится причиной снижения иммунитета, поэтому у человека повышается риск развития заболеваний
Самодисциплина
Развивайте самодисциплину, устанавливая четкие правила и следуя им. Избегайте прокрастинации, откладывания задач на потом
Структурирование
Организуйте свое рабочее пространство. Используйте списки дел, таблицы, календари, планировщики, чтобы лучше управлять временем, избегать хаоса
Чередуйте разные виды деятельности. В таком темпе работа не будет казаться монотонной и изнурительной.
Совет 1: Выстройте четкое планирование на каждый день, неделю, месяц
Создайте расписание, включающее все важные задачи и мероприятия. Начинайте утро с составления плана на день, выделяя приоритетные дела. В конце недели подводите итоги, корректируйте планы на следующую неделю. Затем разделите цели на конкретные шаги и распределите их по неделям и дням. Так будет понятно, что вам нужно, и вы не будете тратить время на раздумья.
Проверяйте и обновляйте планы регулярно, чтобы они соответствовали вашим приоритетам и текущим делам. Так вы сможете избежать любой перегрузки, держать все под контролем, повышая свою продуктивность и эффективность.
Совет 2: Используйте корпоративные инструменты
Инструменты для совместной работы, такие как Trello, Asana, Shtab, Singularity или Microsoft Teams, помогут эффективно организовать рабочий процесс, улучшить коммуникацию внутри команды.
При выборе подходящего сервиса проверьте:
есть ли в нем тайм-трекер, который позволит отслеживать длительность работы над проектами
насколько удобна и понятна платформа, смогут ли все сотрудники с ней разобраться
собраны ли шаблоны, которые позволят команде не тратить время на однотипные задания
можно ли получить детальный отчет по каждому сотруднику, проанализировать время, которое вы затратили на проект
Эти платформы позволяют распределять и фиксировать задания, отслеживать их выполнение, устанавливать дедлайны. Используйте общие календари, документы для планирования, координации действий. Корпоративные инструменты упрощают контроль над проектами, повышают продуктивность, делая рабочий процесс прозрачным, управляемым.
Совет 3: «Уходите в поток» для решения больших задач
Мозг человека — сложный орган, без контроля и помощи он прокрастинирует и тратит время зря, выбирает легкие и приятные задачи вместо срочных и важных. Чтобы обмануть его, скажите себе, что будете делать работу всего 10 минут. Поставьте таймер. Мозг расслабится, понимая, что это совсем недолго и этот период времени быстро закончится. Однако, «попадая в поток», он не хочет останавливаться. И тут уже срабатывает другое правило: мозг не любит незавершенности. Так постепенно вы доделаете работу до конца.
Погружение в состояние потока помогает максимально сосредоточиться, продуктивно работать над крупными проектами. Чтобы не нарушать поток, отключите уведомления, создайте комфортное рабочее пространство. Сосредоточьтесь на одном задании, разбивая его на этапы, ставя промежуточные цели. Регулярные короткие перерывы помогут поддерживать высокий уровень концентрации. Состояние потока увеличивает производительность, снижает стресс, способствует достижению значимых результатов.
Тайм-менеджмент вносит порядок в жизнь, помогает сохранить фокус внимания на действительно важных вещах. Так вам удастся развить дисциплину, быстрее воплотить планы.
Вы когда-нибудь пробовали сесть сразу на два стула? А на три или четыре? Если попробуете, то заметите, что занимаете каждый стул лишь на половину, на треть или на четверть. Чем больше стульев, тем меньшую часть вам удастся занять одновременно. Похожий результат вы получите, если попытаетесь делать несколько глобальных дел одновременно.